Levertijd van een personeelscadeau: waar de tijd echt in gaat

In het kort:

• ♪De productie is bij een personeelscadeau zelden het knelpunt.
• ♪De meeste vertraging ontstaat bij het wachten op een akkoord op het ontwerp.
• ♪Bij gepersonaliseerde cadeaus komt er tijd bij voor het aanleveren van gegevens.
• ♪In november lopen levertijden op omdat elke leverancier dan piek heeft.
• ♪Reken bij thuisbezorging op extra dagen door drukte bij pakketvervoerders.

De levertijd van een personeelscadeau wordt bijna altijd te optimistisch ingeschat, omdat mensen alleen naar de productietijd kijken. In de praktijk is dat de kortste stap. Dit artikel loopt de fases langs en laat zien waar de tijd echt in gaat zitten.

Stap 1: de keuze en het akkoord

Dit is de fase die het vaakst uitloopt, en het is de enige die volledig binnen jouw organisatie ligt. Een offerte aanvragen kost een dag, maar intern akkoord krijgen op het budget kan weken duren als er meerdere mensen over gaan.

Praktische tip: bepaal vooraf wie er tekent en wanneer die persoon beschikbaar is. Eén week vakantie op het verkeerde moment kost je je hele planning.

Stap 2: aanleveren en ontwerp

Wil je het cadeau in je eigen huisstijl, dan moet er logo- en kleurmateriaal aangeleverd worden en moet er een ontwerp gemaakt en goedgekeurd worden. Reken op een ronde heen en weer, want de eerste versie is zelden meteen goed.

Personaliseer je op naam, dan komt daar het verzamelen van een actuele namenlijst bij, plus de afspraak tot welke datum wijzigingen kunnen worden doorgegeven.

Stap 3: input van medewerkers

Bij een cadeau waarbij je team zelf iets inbrengt, komt er een ronde bij waarin collega's kunnen reageren. Reken op een tot twee weken, met een herinnering halverwege. Zonder die herinnering blijft de deelname steevast achter.

Wil je die stap overslaan, dan is er een variant met een vaste lijst waarbij die ronde vervalt. Dat scheelt in de praktijk twee weken doorlooptijd.

Stap 4: productie

Dit is de stap waar iedereen aan denkt en die relatief voorspelbaar is. De duur hangt af van de oplage en van hoeveel er gepersonaliseerd moet worden.

Stap 5: verzending

Centraal naar één adres is snel. Per medewerker naar het thuisadres duurt langer, omdat elk pakketje apart geadresseerd en verwerkt moet worden. In de weken voor de feestdagen komt daar de drukte bij pakketvervoerders bovenop.

Waarom november anders is dan september

De levertijd die een leverancier in september noemt, is niet de levertijd in november. Dan heeft iedereen in deze markt tegelijk piek: dezelfde drukkers, dezelfde inpakkers, dezelfde vervoerders. Reken in die maand op een langere doorlooptijd dan de standaardopgave.

De volledige planning rond het eindejaar staat in origineel eindejaarscadeau voor personeel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het voor een personeelscadeau geleverd is?

Dat hangt af van personalisatie en oplage, maar reken op enkele weken. In november lopen levertijden op door piekdrukte in de hele keten.

Waar ontstaat de meeste vertraging?

Bij het wachten op een intern akkoord op budget of ontwerp. Dat is de enige fase die volledig binnen je eigen organisatie ligt.

Hoeveel tijd kost een inbrengronde onder medewerkers?

Een tot twee weken, met een herinnering halverwege om de deelname op peil te houden.

Kan het sneller zonder inbrengronde?

Ja. Een variant met een vaste lijst scheelt in de praktijk ongeveer twee weken doorlooptijd.

Duurt thuisbezorging langer dan centraal leveren?

Ja, omdat elk pakketje apart geadresseerd en verwerkt wordt, en in december komt drukte bij vervoerders erbij.

Op tijd geregeld

Vertel ons je gewenste leverdatum, dan rekenen we terug. Vraag vrijblijvend een offerte aan.