Budget per medewerker voor een eindejaarscadeau: zo bepaal je het
Niet beginnen bij een bedrag dat goed klinkt, maar bij wat je te besteden hebt en wat je oplage doet met de prijs per stuk.
In het kort:
- Voor een eindejaarscadeau dat af is, reken je in de praktijk op 20 tot 50 euro per medewerker exclusief btw.
- Je vrije ruimte is bijna nooit de beperking; je eigen budget is dat.
- Bij een loonsom van 2 miljoen heb je ruim 26.800 euro vrije ruimte, ook al gebruik je daar meestal maar een fractie van.
- De prijs per stuk daalt naarmate je oplage stijgt, dus hetzelfde bedrag levert bij een groter team meer op.
- Bijkomende kosten zoals bezorging per adres zitten niet in de stuksprijs.
Het budget per medewerker voor een eindejaarscadeau is het getal waar elk intern gesprek over gaat. In de praktijk zie je bedragen tussen 20 en 50 euro per persoon exclusief btw voor iets dat af is: onder de 20 euro wordt de keuze klein en gaat het snel symbolisch voelen, boven de 50 euro zit je in de premiumhoek waar de meerwaarde vaak in de verpakking zit.
Dat is een bandbreedte, geen norm. Wat er in jouw geval uit moet komen hangt van drie dingen af, en de fiscale ruimte is daarvan meestal de minst beperkende.
Je vrije ruimte is zelden het probleem
Veel organisaties beginnen bij de vraag wat er fiscaal mag. Reken het één keer uit en die zorg verdwijnt.
De vrije ruimte van de werkkostenregeling is in 2026 2 procent van de fiscale loonsom tot 400.000 euro, en 1,18 procent over het bedrag daarboven. Neem een organisatie met vijftig medewerkers en een loonsom van 2.000.000 euro. Dan is de vrije ruimte 8.000 euro plus 1,18 procent van 1.600.000 euro, samen ruim 26.800 euro. Gedeeld door vijftig medewerkers is dat meer dan 500 euro per persoon.
Vrijwel niemand geeft 500 euro per medewerker weg aan een eindejaarscadeau. De conclusie is dus meestal: fiscaal kan het, de vraag is wat je wilt.
Praktische tip: waar het wel knelt is als je vrije ruimte al grotendeels op is aan andere zaken. Personeelsuitjes buiten de deur, kerstborrels op een externe locatie en attenties door het jaar gaan uit dezelfde pot. Vraag je salarisadministratie wat er nog over is voordat je een bedrag noemt.
De volledige uitleg van de grenzen staat in hoeveel mag een personeelscadeau kosten. Werk je met publiek geld, lees dan ook verantwoord besteden bij een gemeente.
Reken per medewerker, niet in totalen
Een bedrag per persoon is makkelijker te verantwoorden en makkelijker te vergelijken met vorig jaar. Bovendien is het het enige getal dat je leidinggevende gaat onthouden.
Reken wel met het totaal in je achterhoofd, want dat is het bedrag dat over een drempel gaat. Bij tweehonderd medewerkers is 35 euro per persoon 7.000 euro, en dat vraagt bij veel organisaties een andere handtekening dan 3.000 euro.
Hoe je oplage je bedrag verandert
Dit wordt het vaakst over het hoofd gezien. Bij zakelijke cadeaus daalt de prijs per stuk naarmate de oplage stijgt, omdat vaste kosten voor ontwerp en productie over meer stuks worden verdeeld.
Concreet: voor 30 euro per medewerker krijg je bij honderd stuks iets anders dan bij duizend. Een groter team is dus geen groter probleem maar vaak een voordeel. Meer daarover in een cadeau voor 100 medewerkers en een cadeau voor 500 medewerkers.
Praktische tip: vraag altijd de hele staffel op, niet alleen de prijs bij jouw aantal. Soms zit je net onder een drempel en levert vijftig stuks extra een lagere prijs per stuk op.
Wat er niet in de stuksprijs zit
Drie posten worden standaard vergeten. Bezorging per medewerker naar het thuisadres, wat per adres kosten met zich meebrengt en bij verspreide teams het verschil maakt tussen iedereen bereiken en de helft bereiken. Personalisatie, al is die niet altijd een meerprijs. En je eigen tijd, die geen factuurpost is maar wel een kostenpost.
Meer over die afweging in personeelscadeau thuisbezorgen.
Eén moment of meerdere
Met hetzelfde jaarbudget kun je één keer iets van betekenis geven of drie keer een kleine attentie. In de praktijk blijft het eerste beter hangen. Drie keer iets kleins wordt zelden onthouden.
Er is ook een administratieve kant. Meerdere momenten betekent meerdere keren bestellen en verantwoorden, en het maakt je btw-berekening ingewikkelder, want daar geldt een drempel van 227 euro per ontvanger per boekjaar waarbij je alles bij elkaar optelt.
Hoe je tot je bedrag komt
Vier stappen. Vraag op hoeveel vrije ruimte er dit jaar nog over is. Bepaal wat je totaal wilt uitgeven en deel dat door je aantal medewerkers. Vraag bij twee of drie leveranciers de hele staffel op, niet alleen jouw aantal. Tel bezorging en eventuele extra's erbij op voordat je het bedrag intern noemt.
Wat je vooral niet moet doen is een branchegemiddelde overnemen. Cijfers over het gemiddelde kerstpakket komen meestal van partijen die kerstpakketten verkopen en zeggen niets over jouw organisatie.
Bereken wat het bij jullie kost
Schuif het aantal medewerkers in de calculator en zie direct de prijs per box, of vraag vrijblijvend een offerte aan. De afweging tussen geld en een cadeau staat in personeelscadeau of bonus.
Cijfers gecontroleerd in augustus 2026. Bron: Belastingdienst, werkkostenregeling en vrije ruimte 2026.
Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Stem de verwerking af met jullie salarisadministratie of accountant.
Bijgewerkt op 24 oktober 2026.
Daan Mulder
Daan schrijft voor Ons Geluid over de fiscale kant van personeelscadeaus.
Veelgestelde vragen
- Wat is een normaal bedrag per medewerker voor een eindejaarscadeau?
- In de praktijk zie je 20 tot 50 euro per medewerker exclusief btw voor iets dat af is. Daaronder wordt de keuze klein, daarboven zit je in de premiumhoek.
- Hoeveel mag ik fiscaal per medewerker uitgeven?
- De vrije ruimte is in 2026 2 procent van de loonsom tot 400.000 euro en 1,18 procent daarboven. Bij een loonsom van 2 miljoen en vijftig medewerkers komt dat neer op ruim 500 euro per persoon, dus fiscaal is het zelden de beperking.
- Wordt een cadeau goedkoper bij meer medewerkers?
- Per stuk meestal wel, omdat vaste kosten voor ontwerp en productie over meer stuks worden verdeeld. Vraag daarom de hele staffel op.
- Welke kosten vergeet ik snel?
- Bezorging per adres, personalisatie en je eigen tijd. De eerste twee zitten niet in de stuksprijs, de derde staat op geen enkele factuur.
- Is één groot cadeau beter dan meerdere kleine?
- Meestal wel. Eén cadeau dat af is blijft beter hangen dan drie kleine attenties van hetzelfde totaalbedrag, en het scheelt administratie.
- Bestaat er een betrouwbaar gemiddelde?
- Niet echt. De cijfers die circuleren komen vaak van leveranciers en zeggen weinig over jouw situatie. Kijk liever naar wat je vorig jaar deed en hoeveel vrije ruimte je nu hebt.
