Hoeveel mag een personeelscadeau kosten? De grenzen op een rij

In het kort

• ♪Er is geen wettelijk maximumbedrag voor een personeelscadeau.
• ♪Wel zijn er drie grenzen die bepalen wat het je netto kost: de vrije ruimte, de gebruikelijkheidstoets en de btw-drempel.
• ♪De vrije ruimte is in 2026 2% van de loonsom tot 400.000 euro en 1,18% daarboven.
• ♪Boven die ruimte betaal je 80% eindheffing, en die mag je niet doorbelasten aan de werknemer.
• ♪Per werknemer geldt bovendien een doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per jaar.

Hoeveel een personeelscadeau mag kosten, is een vraag zonder één antwoord: de wet noemt geen maximumbedrag. Wat er wél is, zijn drie grenzen die samen bepalen of je cadeau onbelast blijft en wat het je uiteindelijk netto kost. Dit artikel zet ze op een rij, met de bedragen die in 2026 gelden.

Grens 1: de vrije ruimte van de werkkostenregeling

De belangrijkste grens is de vrije ruimte. Dat is het bedrag dat je per jaar onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel samen, niet per persoon.

In 2026 is de vrije ruimte 2% van de fiscale loonsom tot en met 400.000 euro, en 1,18% over het bedrag daarboven. Een organisatie met een loonsom van 400.000 euro heeft dus 8.000 euro te besteden. Bij een loonsom van 900.000 euro is dat 8.000 plus 1,18% van 500.000, samen 13.900 euro.

Blijf je binnen die ruimte, dan betaal je geen loonheffing over het cadeau. Ga je eroverheen, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. Die eindheffing komt voor rekening van de werkgever en mag je niet doorberekenen aan de medewerker.

Praktische tip: de vrije ruimte gaat over alles bij elkaar. Het kerstpakket, de personeelsborrel buiten de deur, de kerstattentie en het jubileumcadeau tellen samen mee. Reken dus niet per cadeau maar per jaar.

Grens 2: de gebruikelijkheidstoets en de 2.400 euro

Naast de vrije ruimte geldt de gebruikelijkheidstoets: wat je aanwijst als eindheffingsloon moet gebruikelijk zijn voor dit soort verstrekkingen. In de praktijk werkt de Belastingdienst hierbij met een doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per werknemer per jaar. Blijf je daaronder, dan wordt de verstrekking in beginsel als gebruikelijk beschouwd.

Voor een eindejaarscadeau is dat bedrag ruim boven wat de meeste organisaties uitgeven, dus in de praktijk knelt deze grens zelden. Hij wordt pas relevant als je een enkele medewerker iets veel groters geeft dan de rest.

Grens 3: de btw-drempel van 227 euro

De derde grens wordt het vaakst vergeten en zit in de btw. Voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen geldt een drempelbedrag van 227 euro exclusief btw per ontvanger per boekjaar. Blijf je daaronder, dan mag je de btw over die uitgaven aftrekken. Kom je erboven, dan vervalt de aftrek voor die persoon. Hoe die berekening precies werkt lees je in btw op een personeelscadeau.

Ook hier tel je per persoon alles bij elkaar op: het kerstpakket, het cadeau bij een jubileum en de kerstattentie samen. Een cadeau van 35 euro per medewerker brengt je nergens in de buurt van die grens, maar een organisatie die meerdere keren per jaar iets geeft kan er sneller overheen gaan dan gedacht.

Wat betekent dit voor een concreet bedrag

Voor een gemiddeld eindejaarscadeau tussen 20 en 50 euro per medewerker zijn deze grenzen zelden een blokkade, mits je de vrije ruimte niet al hebt opgemaakt aan andere zaken. Het echte rekenwerk zit dus niet in de vraag wat mág, maar in de vraag hoeveel vrije ruimte je dit jaar nog over hebt.

Wil je weten hoe die vrije ruimte precies werkt en wat er wel en niet in valt, lees dan personeelscadeau belastingvrij geven via de WKR.

Zo bepaal je je budget in de praktijk

Begin bij het einde: reken uit hoeveel vrije ruimte je hebt, trek eraf wat er dit jaar al in is gegaan, en deel de rest door het aantal medewerkers. Dat is je bedrag per persoon. Meer over die afweging lees je in budget per medewerker voor een eindejaarscadeau.

Veelgestelde vragen

Is er een maximumbedrag voor een personeelscadeau?

Nee, de wet noemt geen maximumbedrag. Wel bepalen de vrije ruimte, de gebruikelijkheidstoets en de btw-drempel samen wat onbelast blijft en wat het je netto kost.

Hoe groot is de vrije ruimte in 2026?

2% van de fiscale loonsom tot en met 400.000 euro en 1,18% over het bedrag daarboven.

Wat gebeurt er als ik boven de vrije ruimte uitkom?

Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat erboven zit. Die eindheffing mag je niet doorberekenen aan de werknemer.

Wat is de doelmatigheidsgrens van 2.400 euro?

Dat is het bedrag per werknemer per jaar waaronder een verstrekking in beginsel als gebruikelijk wordt beschouwd voor de gebruikelijkheidstoets.

Wanneer kan ik de btw op een personeelscadeau aftrekken?

Als de uitgaven aan giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen per ontvanger per boekjaar niet meer bedragen dan 227 euro exclusief btw.

Tellen alle cadeaus bij elkaar op?

Ja. Zowel voor de vrije ruimte als voor de btw-drempel tel je alles wat je in een jaar geeft bij elkaar op.

Weten wat het bij jullie kost?

Bereken je richtprijs met de calculator of vraag vrijblijvend een offerte aan.

Cijfers gecontroleerd in augustus 2026. Bronnen: Belastingdienst (Handboek Loonheffingen 2026, btw-aftrek personeelsvoorzieningen).

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Stem de verwerking af met jullie salarisadministratie of accountant.